Dateien verwalten

Unter Einstellungen › Dateien siehst Du alle Dateien, die in Deinem Speicher liegen, und räumst auf, wenn er voll wird. Die Seite steht Dir als Owner oder Admin einer Organisation zur Verfügung – in Deinem persönlichen Workspace also immer.

Speicherplatz im Blick

Oben zeigt Dir Formenio, wie viel Deines Speicherkontingents belegt ist und wie viel noch frei ist. Der Balken teilt den Verbrauch auf:

• Dokumente – PDFs, die Deine Workflows erzeugen oder die Du bei einer Antwort herunterlädst.
• Dateien aus Antworten – Dateien, die Deine Ausfüllenden über ein Datei-Feld hochladen.
• Sonstiges – vor allem Bilder von Unterschriften. In einer Team-Organisation zählen hier auch Dateien aus Formularen mit, die nicht für Dich freigegeben sind.

Dateien finden

Dokumente und Dateien aus Antworten findest Du in zwei eigenen Reitern. In beiden kannst Du:

• nach dem Dateinamen suchen,
• auf ein Formular filtern,
• nach Neueste zuerst oder Größte zuerst sortieren – praktisch, wenn Du schnell viel Platz freigeben willst.

Zu jeder Datei siehst Du das Formular, das Feld bzw. die PDF-Aktion, das Datum und die Größe. Ein Klick auf den Formularnamen öffnet die Antworten des Formulars.

warnung

Dateien aus Antworten stammen von Deinen Ausfüllenden. Öffne nur Dateien, die Du erwartest.

Dateien löschen

Eine einzelne Datei löschst Du über das Papierkorb-Symbol in ihrer Zeile. Für mehrere Dateien setzt Du Häkchen – oder wählst über das Kästchen oben alle geladenen Dateien aus – und klickst unten auf Löschen. Bevor etwas gelöscht wird, zeigt Dir Formenio die Auswahl und ihre Größe noch einmal an.

Gelöschte Dateien sind sofort und endgültig weg, der Speicher wird direkt freigegeben. Die Antwort selbst bleibt erhalten:

• Bei Dateien aus Antworten steht in der Antwort weiterhin der Dateiname mit dem Vermerk „gelöscht“. Das gilt auch in E-Mails, PDFs und Exporten, die Du danach erzeugst. Bereits verschickte Download-Links funktionieren nicht mehr.
• Bei Dokumenten verschwindet das PDF aus der Liste der Dokumente der Antwort. Das Standard-PDF kannst Du bei der Antwort jederzeit neu erzeugen, Workflows erzeugen ihr PDF erst bei einer neuen Antwort wieder.

Löschen kannst Du nur Dateien aus Formularen, die Du bearbeiten darfst. Unterschriften entfernst Du nicht hier, sondern direkt bei der Antwort.

hinweis

Unterschriebene Antworten

Deckt eine Unterschrift das Datei-Feld ab, zeigt die Prüfung der Unterschrift das Feld nach dem Löschen als geändert an – mit dem Hinweis „im Dashboard“ und dem Zeitpunkt der Änderung.