PDF erstellen

Mit Formenio machst Du aus jeder Formularantwort ein ordentliches PDF – etwa für Deine Ablage, zum Ausdrucken und Unterschreiben oder zum Weiterschicken. Das geht auf zwei Wegen:

• Manuell: Du erstellst das PDF einer Antwort mit einem Klick selbst.
• Automatisch: Ein Workflow erzeugt das PDF nach jedem Absenden – auf Wunsch mit eigenem Titel, eigener Feldauswahl und als E-Mail-Anhang.

info

Die PDF-Funktion steht Dir ab dem Starter-Plan und nur bei aktivem Abo zur Verfügung.

Was steht im PDF?

• Oben der Titel – standardmäßig der Name Deines Formulars, in der Akzentfarbe Deines Formular-Styles.
• Darunter die Antworten – jedes Feld mit Bezeichnung und Wert, in der Reihenfolge Deines Formulars. Bei mehrseitigen Formularen trennen Zwischenüberschriften die Seiten.
• Hochgeladene Bilder erscheinen als kleine Vorschau.
• In der Fußzeile stehen die Antwort-ID, das Eingangsdatum und die Seitenzahl.

PDF manuell erstellen

1. Öffne Dein Formular und wechsle zu Antworten.
2. Klicke in der Zeile der gewünschten Antwort rechts auf das Menü (⋯).
3. Wähle PDF herunterladen.

Formenio erstellt das PDF und Dein Browser lädt es direkt herunter. Das manuelle PDF enthält immer alle sichtbaren Felder im Standard-Aussehen – leere Felder lässt es weg.

Zusätzlich speichert Formenio das PDF bei der Antwort. Du findest es danach unter Dokumente anzeigen mit dem Zusatz „manuell erstellt“. Erstellst Du das PDF erneut, ersetzt die neue Fassung die alte – so entsteht pro Antwort immer nur ein manuelles PDF.

Dokumente anzeigen

Alle PDFs einer Antwort – manuell erstellt oder per Workflow erzeugt – findest Du an einer Stelle:

1. Klicke in Antworten in der Zeile der Antwort auf das Menü (⋯).
2. Wähle Dokumente anzeigen.

Du siehst für jedes Dokument:

• den Namen (bei Workflow-PDFs den Namen, den Du in der Aktion vergeben hast),
• den Dateinamen,
• Datum und Uhrzeit der letzten Erstellung sowie die Dateigröße.

Über den Download-Button lädst Du ein Dokument herunter.

Dokumente löschen

1. Öffne Dokumente anzeigen bei der gewünschten Antwort.
2. Klicke beim Dokument auf den Papierkorb.
3. Bestätige mit Endgültig löschen.

warnung

Ein gelöschtes Dokument kannst Du nicht wiederherstellen. Workflows erzeugen es nicht nachträglich neu, sondern erst wieder bei einer neuen Antwort. Ein manuelles PDF kannst Du jederzeit erneut erstellen.

Löschen darfst Du nur, wenn Du das Formular bearbeiten darfst – genau wie beim Löschen von Antworten. Löschst Du eine ganze Antwort, verschwinden ihre Dokumente automatisch mit.

Speicherplatz

Gespeicherte PDFs zählen – wie Dateiuploads – auf das Speicherkontingent Deines Kontos. Nicht mehr benötigte Dokumente kannst Du jederzeit löschen, um Platz freizugeben.

PDFs per Workflow anpassen

Das manuelle PDF sieht immer gleich aus. Möchtest Du mehr bestimmen, nutzt Du in einem Workflow die Aktion PDF erzeugen. Damit kannst Du unter anderem:

• einen eigenen Titel, Dateinamen, eine Einleitung und einen Schlusstext festlegen,
• selbst auswählen, welche Felder im PDF erscheinen,
• Feldbezeichnungen umbenennen und sensible Angaben wie eine IBAN maskieren,
• Unterschriftszeilen ergänzen,
• das PDF nur unter bestimmten Bedingungen erzeugen,
• das PDF direkt als Anhang per E-Mail verschicken.

Alle Einstellungen erklären wir Dir Schritt für Schritt unter Workflow-Aktion „PDF erzeugen“.