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Workflows

Mit Workflows lässt Du nach dem Absenden eines Formulars automatisch etwas passieren – z. B. eine E-Mail verschicken, einen Datensatz anlegen oder Daten an ein anderes System übergeben. Workflows werden pro Formular im Tab Workflows verwaltet.

Ein Workflow besteht aus einem Trigger und einer oder mehreren Aktionen. Über den Schalter Aktiv kann er jederzeit pausiert werden.

Trigger (Schritt 1)​

  • Bei Absenden: Läuft bei jeder Formularantwort.
  • Bei Absenden mit Bedingung: Läuft nur, wenn die definierten Bedingungen auf die Antwort zutreffen (z. B. „Budget ist größer als 1000").

Aktionen (Schritt 2)​

  • E-Mail senden: Empfänger sind feste Adressen oder E-Mail-Felder des Formulars. Betreff und Text können Platzhalter wie {{feld}} und Berechnungen enthalten.
  • Formularfeld aktualisieren: Setzt den gespeicherten Wert eines Feldes (fester Text, Platzhalter oder Berechnung).
  • Status setzen: Vergibt einen frei wählbaren Status für die Antwort.
  • Datensatz-Eintrag anlegen: Schreibt die Antwort in einen deiner Datensätze; über ein Schlüsselfeld können bestehende Einträge aktualisiert statt doppelt angelegt werden.
  • Google Sheets: Hängt die Antwort an eine Tabelle an. Setzt ein verbundenes Google-Konto voraus.
  • CleverReach: Trägt die Person in eine Empfängerliste ein. Setzt ein verbundenes CleverReach-Konto voraus.
  • Event-API / Webhook: Sendet die Antwort an eine eigene Web-Adresse. Nur verfügbar, wenn Webhooks für Dein Konto freigeschaltet sind (ab Pro-Plan).

Ausführliche Anleitungen findest Du unter Workflow erstellen und den einzelnen Aktionen.

Verlauf​

Die letzten Ausführungen eines Workflows sind im Tab Workflows einsehbar – mit Ergebnis und Fehlermeldung, falls etwas schiefging.

Tipps​

  • Mehrere Aktionen in einem Workflow werden nacheinander abgearbeitet.
  • Für unterschiedliche Empfänger je nach Antwort lieber mehrere Workflows mit Bedingung anlegen.