CleverReach
Mit der CleverReach-Integration trägst Du E-Mail-Adressen aus Formularantworten automatisch als Empfänger in eine CleverReach-Empfängerliste ein – zum Beispiel für eine Newsletter-Anmeldung. Die Anmeldung läuft dabei immer über Double-Opt-In: Der Empfänger bekommt eine Bestätigungsmail und ist erst nach seiner Bestätigung aktiv angemeldet.
- CleverReach ist ab dem Pro-Plan verfügbar.
- Du brauchst ein CleverReach-Konto mit mindestens einer Empfängerliste und einem Anmeldeformular (in CleverReach unter „Formulare (Beta)“).
Konto verbinden
- Öffne Deine Profileinstellungen und klicke im Bereich CleverReach auf Mit CleverReach verbinden.
- Du wirst zu CleverReach weitergeleitet, meldest Dich dort an und bestätigst den Zugriff.
- Anschließend landest Du wieder in Formenio. Die Verbindung ist gespeichert und Dein Konto wird mit Namen oder Kundennummer angezeigt.
Formenio darf dann Deine Empfängerlisten, Attribute und Anmeldeformulare lesen sowie Empfänger anlegen und aktualisieren. Deine Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nie an den Browser übertragen.
Verbindung abgelaufen: Zieht CleverReach den Zugriff zurück, siehst Du in den Profileinstellungen den Hinweis „Verbindung abgelaufen“. Klicke dann auf Neu autorisieren. Bis dahin können Workflows keine Empfänger anlegen.
Verbindung trennen: Über Verbindung trennen entfernst Du den Zugriff jederzeit. Bestehende Workflows bleiben erhalten, können aber keine Empfänger mehr anlegen. Bereits übertragene Empfänger bleiben in CleverReach bestehen.
Aktion im Workflow einrichten
Lege beim gewünschten Formular einen Workflow an (oder öffne einen bestehenden) und füge die Aktion „In CleverReach eintragen“ hinzu. Die Aktion steht nur zur Auswahl, wenn Dein CleverReach-Konto verbunden ist.
| Einstellung | Pflicht | Bedeutung |
|---|---|---|
| Empfängerliste | Ja | In diese Liste wird der Empfänger eingetragen. |
| CleverReach-Formular für die Bestätigungsmail | Ja | Aus diesem Anmeldeformular übernimmt CleverReach Text, Gestaltung und Absender der Bestätigungsmail. Gibt es nur eines, wird es automatisch ausgewählt. |
| E-Mail-Adresse | Ja | Das Formularfeld, das die E-Mail-Adresse enthält. Am besten ein Feld vom Typ E-Mail – dort wird die Eingabe schon beim Ausfüllen geprüft. |
| Quelle | Nein | Steht in CleverReach beim Empfänger (max. 100 Zeichen). Leer gelassen wird „Formenio: Formularname“ verwendet. |
| Attribute | Nein | Weitere Daten wie Vorname oder Nachname, siehe unten. |
Fehlt eine Pflichtangabe, lässt sich der Workflow nicht speichern.
Neue Listen oder Attribute in CleverReach angelegt?
Klicke in der Aktion auf Aktualisieren, um die Daten neu aus CleverReach zu laden – ohne die Seite neu zu laden.
Kein Anmeldeformular in der Auswahl?
Entweder gibt es in CleverReach noch keines, oder Dein Konto gibt die Liste nicht heraus. Du kannst die Flow-ID dann direkt eintragen – sie steht in CleverReach in der Adresszeile des Formulars.
Attribute zuordnen
Unter der Auswahl siehst Du alle Attribute, die in CleverReach angelegt sind:
- Attribute der Empfängerliste gelten nur in der gewählten Liste.
- Globale Attribute gelten kontoweit, also in allen Listen (z.B. Vor- und Nachname).
Jedem Attribut kannst Du ein Formularfeld zuordnen, mehrere Felder kombinieren oder eine Berechnung einsetzen. Attribute, die Du leer lässt, werden nicht übertragen.
Formenio bringt die Werte automatisch in das Format, das CleverReach für das Attribut erwartet:
| Attribut-Typ | Umwandlung | Wird ausgelassen, wenn … |
|---|---|---|
| Text | unverändert | der Wert leer ist |
| Zahl | Dezimalkomma wird zu Punkt, z.B. 3,5 → 3.5 | der Wert keine Zahl ist |
| Datum | wird als Datum JJJJ-MM-TT übertragen – am zuverlässigsten mit einem Feld vom Typ Datum | der Wert kein erkennbares Datum ist, z.B. 13.09.2026 aus einem Textfeld |
| Geschlecht | „m“, „Mann“, „männlich“, „Herr“ → m; „w“, „f“, „Frau“, „weiblich“ → f | der Wert keiner dieser Angaben entspricht |
Ein unpassender Wert lässt die Anmeldung nicht scheitern – nur dieses eine Attribut wird ausgelassen.
Wählst Du nachträglich eine andere Empfängerliste, werden Anmeldeformular und Attribut-Zuordnungen zurückgesetzt, weil sie zur jeweiligen Liste gehören.
Was bei einer neuen Antwort passiert
Sobald jemand das Formular absendet (und eventuelle Bedingungen des Workflows erfüllt sind), prüft Formenio, ob die E-Mail-Adresse in der gewählten Empfängerliste schon existiert, und handelt dann so:
| Situation | Was Formenio tut | Bestätigungsmail | Neuer Eintrag |
|---|---|---|---|
| Adresse ist neu in der Liste | Legt den Empfänger mit allen Attributen an – zunächst inaktiv. | Ja | Ja |
| Adresse ist vorhanden, aber noch unbestätigt | Aktualisiert Attribute und Quelle. | Ja, erneut | Nein |
| Adresse ist bereits bestätigt angemeldet | Aktualisiert Attribute und Quelle. | Nein | Nein |
| Empfänger hat sich abgemeldet | Ändert nichts. Eine Abmeldung wird nie durch ein Formular rückgängig gemacht. | Nein | Nein |
| Keine E-Mail-Adresse angegeben (z.B. optionales Feld leer) | Überspringt die Aktion. | Nein | Nein |
| Ungültige E-Mail-Adresse (z.B. Tippfehler) | Überspringt die Aktion. | Nein | Nein |
Aktiv angemeldet ist ein neuer Empfänger erst, wenn er den Link in der Bestätigungsmail anklickt. Bestätigt er nicht, bleibt er in CleverReach inaktiv und erhält keine Newsletter.
Gut zu wissen:
- Bereits bestätigte Empfänger bekommen bewusst keine weitere Bestätigungsmail – so erhält niemand ungewollt mehrere Mails, wenn er das Formular erneut ausfüllt.
- Globale Attribute gelten kontoweit. Füllt jemand das Formular aus, ändern sich diese Werte auch in anderen Listen, in denen die Adresse eingetragen ist.
- Andere Listen: Geprüft wird nur die gewählte Empfängerliste. Ist die Adresse nur in einer anderen Liste eingetragen, wird sie in der gewählten Liste neu angelegt und bekommt eine Bestätigungsmail.
- Quelle: Bestätigt der Empfänger über Double-Opt-In, kann CleverReach die Quelle durch die des Anmeldeformulars ersetzen.
- Nachweis der Anmeldung: Zusammen mit der Bestätigungsmail übermittelt Formenio IP-Adresse, Browser (User-Agent) und die Seite, von der das Formular abgesendet wurde – soweit diese zur Antwort vorliegen. CleverReach speichert sie als Anmeldebeleg.
Ergebnis im Workflow-Verlauf prüfen
Im Tab Workflows Deines Formulars siehst Du im Workflow-Verlauf jede Ausführung der Aktion. Klicke auf den Pfeil am Ende einer Zeile, um Details aufzuklappen.
| Status | Bedeutung | Beispiel für Details |
|---|---|---|
| Erfolg | Ein neuer Empfänger wurde angelegt. | „Empfänger angelegt, Bestätigungsmail ausgelöst.“ |
| Hinweis | Die Aktion lief erfolgreich, es wurde aber kein neuer Eintrag angelegt. Die Details nennen den Grund. | „Kein neuer Eintrag: Empfänger ist bereits angemeldet. Daten aktualisiert.“ |
| Fehler | Die Aktion konnte nicht ausgeführt werden. Die Details enthalten die Fehlermeldung. | „Die CleverReach-Verbindung ist nicht mehr gültig. Bitte verbinde das Konto neu.“ |
Ein Hinweis ist kein Problem, sondern informiert Dich nur, dass die Adresse schon bekannt war, abgemeldet ist oder in der Antwort fehlte. Über den Filter Hinweis findest Du diese Ausführungen gezielt.
Aus Datenschutzgründen stehen im Verlauf keine E-Mail-Adressen oder Attributwerte.
Wenn etwas schiefgeht
| Ursache | Was passiert | Lösung |
|---|---|---|
| Verbindung abgelaufen oder getrennt | Fehler | In den Profileinstellungen neu verbinden. |
| Empfängerliste oder Anmeldeformular in CleverReach gelöscht | Fehler | Im Workflow eine andere Liste bzw. ein anderes Formular wählen. |
| CleverReach kurzzeitig nicht erreichbar oder überlastet | Formenio versucht es nach wenigen Sekunden automatisch ein zweites Mal. Klappt es erneut nicht: Fehler. | Meist genügt Abwarten. Häuft sich der Fehler, prüfe den Status von CleverReach. |
| CleverReach lehnt die Daten ab | Fehler, ohne erneuten Versuch – ein zweiter Versuch würde genauso scheitern. | Die Fehlermeldung im Verlauf nennt den Grund, den CleverReach angibt. |
| Kein passender Tarif mehr | Fehler: „CleverReach ist in deinem Plan nicht verfügbar.“ | Auf den Pro-Plan wechseln. |
Schlägt die CleverReach-Aktion mit einem Fehler fehl, werden die folgenden Aktionen desselben Workflows nicht mehr ausgeführt. Bei einem Hinweis laufen sie ganz normal weiter. Soll z.B. eine Benachrichtigungsmail in jedem Fall verschickt werden, setze sie vor die CleverReach-Aktion oder in einen eigenen Workflow.