Formulare im Team teilen
In einer Team-Organisation entscheidest Du selbst, wer Deine Formulare und Datensätze sehen und bearbeiten darf. Ein neues Formular sieht zunächst nur Du als Ersteller.
Hier geht es um die Zusammenarbeit innerhalb Deiner Organisation. Wie Du ein Formular zum Ausfüllen veröffentlichst – per Link, QR-Code, E-Mail oder auf Deiner Webseite –, erfährst Du unter Formular teilen.
Berechtigungen
| Berechtigung | Was ist möglich? |
|---|---|
| Nur lesen | Formular ansehen (im Editor mit Ansehen statt Bearbeiten), Antworten ansehen. In der Übersicht ist das Formular mit nur lesbar gekennzeichnet. |
| Bearbeiten | Formular und Einstellungen bearbeiten, Antworten verwalten. |
Unabhängig von der Berechtigung gilt für geteilte Formulare:
- Workflows kann nur der Ersteller bearbeiten – sowie Owner und Admins, wenn der Admin-Zugriff aktiv ist. Alle anderen sehen Workflows nur.
- Löschen, Duplizieren und in Gruppen einordnen kannst Du nur Deine eigenen Formulare.
- Freigaben ändern dürfen ebenfalls nur der Ersteller sowie Owner und Admins mit Admin-Zugriff. Alle anderen sehen im Dialog nur Zugriff ansehen.
Formular mit Personen teilen
- Öffne Formulare → Alle Anzeigen.
- Klicke beim gewünschten Formular auf Zugriff. Es öffnet sich der Dialog Zugriff verwalten.
- Klicke auf Personen suchen... und suche nach Name oder E-Mail-Adresse. Du kannst mehrere Personen auswählen.
- Wähle die Berechtigung Nur lesen oder Bearbeiten.
- Klicke auf Teilen.
Die Personen sehen das Formular sofort in ihrer Formularübersicht im Bereich Mit mir geteilt.
Formular mit der ganzen Organisation teilen
Im Dialog Zugriff verwalten findest Du den Eintrag Ganze Organisation:
- Wähle oben die gewünschte Berechtigung (Nur lesen oder Bearbeiten).
- Klicke bei Ganze Organisation auf Freigeben.
Damit hat jedes Mitglied mit Organisationszugriff Zugriff auf das Formular – auch Mitglieder, die erst später dazukommen.
Freigabe ändern oder entfernen
Unter Aktuelle Freigaben siehst Du alle Personen, mit denen das Formular geteilt ist, und ihre Berechtigung. Mit dem Papierkorb-Symbol entfernst Du eine Freigabe – auch die Freigabe an die ganze Organisation.
Möchtest Du die Berechtigung einer Person ändern, entferne die Freigabe und teile das Formular anschließend mit der neuen Berechtigung erneut.
Geteilte Formulare finden
In der Formularübersicht findest Du neben Deinen eigenen Formularen zwei zusätzliche Bereiche:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Mit mir geteilt | Formulare, die einzeln mit Dir oder mit der ganzen Organisation geteilt wurden. |
| Alle Ressourcen der Organisation | Nur für Owner und Admins bei aktivem Admin-Zugriff: alle übrigen Formulare der Organisation. Der Bereich ist anfangs eingeklappt. |
Datensätze teilen
Datensätze teilst Du genauso wie Formulare: Klicke in der Datensatzübersicht oder in der Detailansicht eines Datensatzes auf Zugriff bzw. Zugriff verwalten und vergib die Berechtigungen wie oben beschrieben. Auch geteilte Datensätze erscheinen im Bereich Mit mir geteilt.
Besitz übertragen
Wechselt die Zuständigkeit für ein Formular, kannst Du es an ein anderes Mitglied Deiner Organisation übergeben. Das ist zum Beispiel sinnvoll, bevor Du ein Mitglied entfernst.
- Öffne das Formular im Editor und klicke auf Einstellungen.
- Suche ganz unten unter Besitz übertragen die neue Person über Name oder E-Mail-Adresse.
- Klicke auf Besitz übertragen und bestätige.
Die neue Person ist danach Ersteller des Formulars, Du verlierst die Ersteller-Rechte. Den Besitz übertragen können nur der Ersteller sowie Owner und Admins mit Admin-Zugriff.
Beim Übertragen werden Workflow-Aktionen für Datensatz-Einträge, Google Sheets und CleverReach automatisch aus allen Workflows des Formulars entfernt. Sie sind an Dein Konto bzw. Deine Datensätze gebunden und würden beim neuen Besitzer nicht mehr funktionieren. Richte sie bei Bedarf anschließend neu ein.