Mitglieder verwalten

Die Mitglieder einer Team-Organisation verwaltest Du unter Einstellungen → Organisation im Bereich Mitglieder. Diesen Bereich sehen Owner und Admins.

hinweis

Mitglieder gibt es nur in Team-Organisationen. Wie Du eine Team-Organisation anlegst oder Deinen Workspace umwandelst, erfährst Du unter Organisationen im Überblick.

Rollen

Rolle	Was darf sie?
Owner	Voller Zugriff: verwaltet Mitglieder, Abonnement, Rechnungsadresse und alle Einstellungen der Organisation. Nur Owner können weitere Owner ernennen, den Admin-Zugriff ändern und die Organisation löschen. Es kann mehrere Owner gleichzeitig geben.
Admin	Wie ein Owner – verwaltet Mitglieder, Abonnement und Team-Integrationen –, kann die Organisation aber nicht löschen.
Member	Legt eigene Formulare und Datensätze an und teilt sie mit anderen. Keine Mitgliederverwaltung.
Viewer	Nur Lesezugriff auf Formulare und Datensätze, die mit ihm geteilt wurden.

Neben jeder Rolle in der Mitgliederliste findest Du ein Info-Symbol, das die Rolle kurz erklärt.

tipp

In einer Team-Organisation sieht zunächst nur der Ersteller ein neues Formular. Andere Mitglieder erhalten Zugriff erst, wenn Du es teilst – oder wenn der Admin-Zugriff aktiviert ist.

Mitglied einladen

1. Öffne Einstellungen → Organisation.
2. Klicke im Bereich Mitglieder auf Neues Mitglied.
3. Gib E-Mail, Vorname und Nachname ein.
4. Wähle die Rolle: Admin, Member oder Viewer. Unter der Auswahl siehst Du, was die Rolle darf.
5. Klicke auf Einladen.

Die eingeladene Person erhält eine E-Mail. Hat sie noch kein Formenio-Konto, wird automatisch eines angelegt – sie bekommt einen Link, mit dem sie ihr eigenes Passwort setzt. Der Link ist 7 Tage gültig.

hinweis

Die Rolle Owner kannst Du nicht direkt beim Einladen vergeben. Ernenne ein Mitglied zum Owner, sobald es die Einladung angenommen hat und aktiv ist.

Ist das Mitgliederlimit Deines Plans erreicht, erscheint die Meldung „Mitgliederlimit erreicht". Im Plan Business sind bis zu 5 Mitglieder inklusive Owner möglich.

Status eines Mitglieds

Status	Bedeutung
Aktiv	Die Person ist Mitglied und kann mit der Organisation arbeiten.
Einladung ausstehend	Die Einladung wurde noch nicht angenommen. Mit Erneut senden verschickst Du die Einladung noch einmal – der Link ist dann wieder 7 Tage gültig.
Gesperrt	Die Mitgliedschaft ist vorübergehend deaktiviert.

Rolle ändern

Wähle in der Mitgliederliste in der Spalte Rolle eine neue Rolle aus. Die Änderung gilt sofort.

• Admins können Rollen zwischen Admin, Member und Viewer ändern.
• Ein Mitglied zum Owner ernennen oder einem Owner die Owner-Rolle entziehen kann nur ein Owner.
• Es muss immer mindestens ein aktiver Owner in der Organisation bleiben. Beim letzten Owner ist die Rollenauswahl deshalb gesperrt.

Organisationszugriff

Mit dem Schalter Organisationszugriff legst Du fest, ob ein Mitglied die Organisation als Team erlebt.

Organisationszugriff	Was sieht das Mitglied?
An (Standard)	Freigaben an die ganze Organisation, die Mitgliederliste bei der Personensuche und – je nach Rolle – Einstellungen, Abonnement und Limits.
Aus	Das Konto verhält sich wie ein reiner Einzelzugang: Die Person sieht nur ihre eigenen Formulare und Datensätze, keine organisationsweiten Freigaben und keine Organisationseinstellungen.

Die Rolle bleibt beim Ausschalten unverändert bestehen – schaltest Du den Zugriff wieder an, hat die Person sofort wieder ihre bisherigen Rechte. Den Organisationszugriff des letzten aktiven Owners kannst Du nicht ausschalten.

Mitglied entfernen

1. Klicke in der Zeile des Mitglieds auf das Papierkorb-Symbol.
2. Gib zur Bestätigung LÖSCHEN ein und klicke auf Entfernen.

Die Person verliert sofort den Zugriff auf die Organisation und alle darüber geteilten Formulare und Datensätze.

warnung

Formenio weist Dich beim Entfernen darauf hin, dass Formulare und Datensätze der Person nicht erhalten bleiben. Möchtest Du ihre Formulare weiter nutzen, übertrage sie vorher an ein anderes Mitglied.

Gut zu wissen:

• Dich selbst und den letzten aktiven Owner kannst Du nicht entfernen.
• Admins und Owner kann nur ein Owner entfernen.
• Wurde das Konto der Person erst durch die Einladung angelegt, erhält sie nach dem Entfernen einen eigenen persönlichen Workspace und kann Formenio weiter nutzen.

Admin-Zugriff auf alle Ressourcen

Standardmäßig sehen auch Admins nur Formulare und Datensätze, die sie selbst angelegt haben oder die mit ihnen geteilt wurden. Mit dem Admin-Zugriff änderst Du das:

1. Öffne Einstellungen → Organisation.
2. Aktiviere im Bereich Admin-Zugriff den Schalter und bestätige mit Aktivieren.

Alle Admins erhalten dann vollen Lese- und Schreibzugriff auf sämtliche Formulare und Datensätze der Organisation – auch auf solche, die bisher mit niemandem geteilt wurden. Sie finden diese in der Formular- bzw. Datensatzübersicht im Bereich Alle Ressourcen der Organisation.

hinweis

Den Admin-Zugriff kann nur ein Owner ein- oder ausschalten. Persönliche Integrationen anderer Mitglieder (z. B. ein verbundenes Google-Konto) sind davon nie betroffen.