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PDF erzeugen

Mit der Aktion PDF erzeugen erstellt Formenio nach jedem Absenden automatisch ein PDF aus der Antwort. Du bestimmst, wie das Dokument aussieht und welche Felder darin stehen – und kannst es anschließend direkt per E-Mail verschicken, zum Beispiel als Bestätigung an Deine Ausfüllenden.

Die erzeugten PDFs findest Du jederzeit bei der Antwort unter Dokumente anzeigen. Mehr dazu erfährst Du unter PDF erstellen.

info

Die Aktion steht Dir ab dem Starter-Plan zur Verfügung. Pro Workflow kannst Du höchstens zwei PDF-Aktionen anlegen.

So richtest Du die Aktion ein​

  1. Öffne Dein Formular und wechsle zum Tab Workflows.
  2. Lege einen neuen Workflow an oder bearbeite einen bestehenden (siehe Workflow erstellen).
  3. Klicke unter Schritt 2 auf PDF erzeugen.
  4. Gib dem Dokument einen Namen und passe die Einstellungen nach Wunsch an.
  5. Speichere den Workflow.

Ab jetzt erzeugt Formenio bei jeder neuen Antwort automatisch das PDF.

Einstellungen​

Dokument​

Name (Pflichtfeld): Ein interner Name, z. B. „Mitgliedsantrag“. Du siehst ihn bei den Dokumenten einer Antwort und bei der Auswahl der E-Mail-Anhänge.

Dateiname: So heißt die PDF-Datei beim Herunterladen. Du kannst Variablen einsetzen, z. B. den Nachnamen oder die Antwort-ID. Die Endung „.pdf“ ergänzt Formenio automatisch. Lässt Du das Feld leer, verwendet Formenio den Namen der Aktion.

tipp

Im Dateinamen sind nur Buchstaben, Ziffern sowie -, _, ( und ) erlaubt. Alle anderen Zeichen – auch Leerzeichen – ersetzt Formenio durch _.

Bedingung​

Schalte Nur erzeugen, wenn Bedingungen erfüllt sind ein, wenn das PDF nur bei bestimmten Antworten entstehen soll – z. B. nur, wenn jemand „Mitgliedschaft beantragen“ ausgewählt hat. Du kannst mehrere Bedingungen hinzufügen.

Trifft die Bedingung nicht zu, überspringt Formenio das PDF. Der restliche Workflow läuft trotzdem weiter.

Felder​

Hier wählst Du per Häkchen aus, welche Felder im PDF erscheinen. Mit Alle bzw. Keine setzt oder entfernst Du alle Häkchen auf einmal. Standardmäßig sind alle sichtbaren Felder ausgewählt; versteckte Felder kannst Du bei Bedarf selbst dazunehmen.

Über das Zahnrad neben einem Feld passt Du dessen Darstellung an:

  • Bezeichnung im PDF: Ein anderer Name für das Feld, nur im PDF. Leer = die normale Feldbezeichnung.
  • Maskieren: Nur Anfang und Ende des Wertes bleiben lesbar, z. B. DE** **** **** 00. Ideal für IBAN, Telefonnummern oder andere sensible Angaben. Maskieren kannst Du Text-, E-Mail-, Telefon-, Zahlen- und URL-Felder.

Außerdem kannst Du einstellen:

  • Neu hinzugefügte Felder automatisch aufnehmen: Ergänzt Du später neue, sichtbare Felder im Formular, landen sie automatisch auch im PDF.
  • Leere Felder ausblenden: Felder ohne Antwort erscheinen nicht im PDF.
  • Bilder als Vorschau anzeigen: Hat Dein Formular ein Datei-Feld, zeigt das PDF hochgeladene Bilder verkleinert an. Alle Dateien erscheinen zusätzlich als Link.

Kopf und Texte​

Diesen Bereich klappst Du bei Bedarf auf:

  • Titel: Die Überschrift des PDFs. Leer = der Name Deines Formulars. Die Farbe übernimmt Formenio aus Deinem Formular-Style.
  • Kontoname und Adresse anzeigen: Zeigt oben rechts den Namen und die Rechnungsadresse Deiner Organisation – praktisch für einen offiziellen Briefkopf.
  • Einleitung: Ein Text, der vor den Antworten steht, z. B. Vielen Dank für Deinen Antrag, {{vorname}}!
  • Schlusstext: Ein Text nach den Antworten, z. B. Hinweise zum weiteren Ablauf.

In Titel, Einleitung und Schlusstext kannst Du Variablen verwenden – über Variable einfügen oder indem Du die Wert-ID aus dem Feldeditor einfügst. Zusätzlich gibt es die Variablen Antwort-ID und Eingangsdatum.

Unterschriften​

Soll das PDF unterschrieben werden, fügst Du hier Unterschriftszeilen hinzu – bis zu sechs Stück. Jede Zeile bekommt eine Beschriftung, z. B. „Mitglied“ oder „Erziehungsberechtigte/r“, und erscheint im PDF mit „Ort, Datum“ und einer Linie zum Unterschreiben.

PDF per E-Mail versenden​

Das erzeugte PDF kannst Du im selben Workflow direkt verschicken. Füge dazu nach der PDF-Aktion eine Aktion E-Mail senden hinzu.

warnung

Die Reihenfolge ist wichtig: Die E-Mail kann nur PDFs anhängen, die im Workflow vor ihr stehen. Steht die PDF-Aktion dahinter, weist Formenio Dich darauf hin – verschiebe die PDF-Aktion dann einfach nach oben.

Als Anhang​

In der E-Mail-Aktion findest Du den Bereich Anhänge. Setze dort ein Häkchen beim gewünschten PDF. Die Empfänger bekommen das Dokument dann direkt als Datei in der E-Mail. Das ist der empfohlene Weg, besonders für E-Mails an Deine Ausfüllenden.

Nicht senden, wenn ein Anhang fehlt: Wurde ein PDF übersprungen, weil seine Bedingung nicht zutraf, verschickt Formenio die E-Mail normalerweise trotzdem – nur ohne dieses PDF. Setzt Du dieses Häkchen, entfällt die E-Mail in diesem Fall ganz.

Alternativ fügst Du das PDF über Variable einfügen in der Gruppe Dokumente als Download-Link in den E-Mail-Text ein.

hinweis

Den Link können nur angemeldete Nutzer:innen mit Zugriff auf Dein Formular öffnen. Er eignet sich daher für E-Mails an Dich oder Dein Team – nicht für Deine Ausfüllenden. Für sie nutzt Du den Anhang.

Gut zu wissen​

  • Aktuelle Werte: Das PDF enthält die Werte zum Zeitpunkt seiner Erzeugung. Ändert eine vorherige Aktion ein Feld (z. B. Feld updaten), steht der neue Wert bereits im PDF.
  • Umbenennen ist unproblematisch: Änderst Du später den Namen der PDF-Aktion, bleiben Anhänge und Links in Deinen E-Mails erhalten.
  • Speicherplatz: Jedes erzeugte PDF zählt auf das Speicherkontingent Deines Kontos. Nicht mehr benötigte Dokumente kannst Du unter Dokumente anzeigen löschen.
  • Mehrere Varianten: Mit zwei PDF-Aktionen in einem Workflow erzeugst Du z. B. eine vollständige Fassung für Dich und eine gekürzte Fassung ohne interne Felder für Deine Ausfüllenden.